Dix-neuf hôtels, une soirée, une plateforme.
La deuxième édition d'un événement commercial national, de la page d'inscription au message de clôture segmenté selon la présence réelle.
- secteur
- Hôtellerie et événement B2B
- site événementiel, tunnel d'inscription, emailing, formation
- 4 leviers
- statut de la collaboration
- Édition livrée
- périmètre d'intervention
- Belgique, événement national
Van der Valk en deux mots.
Van der Valk Hotels & Restaurants est un groupe hôtelier familial néerlandais. Son entité Valk Business adresse la clientèle affaires : séminaires, congrès, réunions et séjours professionnels. Le groupe compte dix-neuf établissements en Belgique. Le Winter Summit est son événement commercial national : réunir en une soirée les équipes de ces dix-neuf hôtels et les décideurs qui organisent des événements d'entreprise, plutôt que de les faire tourner d'un établissement à l'autre. La deuxième édition s'est tenue le 29 janvier 2026 au Van der Valk Nivelles-Sud, dans un format afterwork d'hiver.
Un événement national piloté par une équipe qui n'est pas marketing.
Un seul point d'entrée
Dix-neuf établissements, une base commerciale commune, et une inscription à centraliser sur un seul parcours.
Le client aux commandes
Les envois devaient être pilotés par l'équipe hôtelière elle-même, pas par l'agence à chaque vague.
La délivrabilité
Une base professionnelle à toucher intégralement, sans se faire arrêter par les protections anti-envoi de masse.
Une identité déjà créée
Le branding de l'événement venait des équipes du groupe. Il fallait s'y couler exactement, pas le réinventer.
Quatre chantiers, dans cet ordre.
Choisir l'outil, pas l'inverse
Deux scénarios comparés avant la première ligne de configuration.
- Gestion centralisée ou solution de billetterie légère, arbitrées ensemble
- Une base événementielle dédiée, reliée aux contacts
- Un nom de domaine propre à l'événement, réutilisable d'une édition à l'autre
Un tunnel d'inscription qui qualifie
Le formulaire prépare la soirée, il ne fait pas que compter.
- Champs société et fonction, plus les contraintes alimentaires
- Confirmation automatique porteuse d'un code personnel
- Le même code sert de billet à l'accueil le soir de l'événement
Une séquence en quatre temps
Un message par moment, jamais le même à tout le monde.
- Invitation à la base professionnelle complète
- Relance ciblant les seuls non-inscrits, doublons exclus automatiquement
- Rappel pratique aux inscrits à l'approche de la date
- Deux messages de clôture distincts selon la présence réelle
Rendre l'équipe autonome
Le dispositif devait survivre au départ de l'agence.
- Formation au back-office, module par module
- Accès et droits ouverts à toute l'équipe concernée
- Ajout de contacts en continu, réalisé en autonomie
Ce qu'on a fait, et pourquoi.
Arbitrer l'outil avant de construire
Deux scénarios ont été posés côte à côte : une solution de billetterie légère, rapide à lancer mais isolée du reste, ou une gestion centralisée reliant l'événement, les contacts et les campagnes. Le second a été retenu parce que l'enjeu n'était pas de vendre des places mais d'exploiter une base commerciale déjà constituée. Cet arbitrage a précédé toute configuration.
Faire du billet un outil d'accueil
La confirmation d'inscription porte un code personnel qui sert de billet à l'entrée. Le formulaire, enrichi en cours de projet, collecte la société, la fonction et les contraintes alimentaires. Résultat : l'équipe connaît la salle avant d'ouvrir les portes, et l'accueil ne se fait pas sur une liste imprimée.
Quatre messages, quatre cibles
L'invitation part sur la base complète. La relance ne vise que les non-inscrits, un filtre écartant automatiquement ceux qui se sont déjà inscrits. Un rappel pratique va aux seuls inscrits à l'approche de la date. Après l'événement, deux messages distincts : un remerciement aux présents, un autre aux inscrits qui ne sont pas venus, avec dans les deux cas une enquête de satisfaction.
Débloquer une campagne arrêtée en vol
La première vague n'est pas arrivée à destination : une protection anti-envoi de masse plafonnait le volume par envoi. Diagnostic posé, ticket ouvert auprès de l'éditeur, et campagne redécoupée en lots quotidiens calibrés sous le plafond. La base a été adressée intégralement, avec quelques jours de décalage et sans perdre la campagne.
Former plutôt que réserver
Le client voulait piloter ses envois. Un mode d'emploi écrit pour son outil, module par module, de la liste des participants aux statistiques de campagne, plus l'ouverture des droits à toute l'équipe et un tutoriel vidéo sur le paramétrage de l'expéditeur. Les vagues suivantes ont été lancées sans l'agence, et l'ajout de contacts se fait en interne.
Une édition menée de bout en bout par le client.
Chiffres client confidentiels. Le détail est communiqué en rendez-vous.
Un point d'entrée unique
Dix-neuf hôtels présentés depuis une seule page d'inscription.
Base entièrement adressée
Campagne menée jusqu'au bout malgré un plafond d'envoi imposé.
Équipe autonome
Envois et imports pilotés par l'hôtelier, pas par l'agence.
Boucle refermée
Deux messages de clôture distincts, et une enquête de satisfaction.
Questions fréquentes.
Ce qu'on nous demande le plus souvent sur ce type de dispositif. Il en manque une ?
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